O medo (ainda natural) das assinaturas eletrônicas

Os avanços tecnológicos, aliados às novas modalidades de trabalho à distância, têm exigido uma adaptação das empresas às relações comerciais e também trabalhistas. Na prática, as reuniões presenciais, que demandam deslocamentos, certas logísticas e soluções de arquivamento dos documentos assinados fisicamente, em folhas de papel, vêm gradativamente sendo substituídas pelas videoconferências e pelo uso ostensivo de assinaturas eletrônicas ou digitais.

Além disso, há claramente um impacto ambiental e organizacional no ambiente da empresa, que substitui os velhos arquivos por bancos de dados digitais. Estes são os aspectos positivos, e que tendem a se expandir no mercado pelos próximos anos. O lado negativo é que, como toda novidade, perdura um certo receio entre os novos usuários sobre a segurança das ferramentas e sobre a própria legalidade da assinatura em documentos importantes.

Começando pelo último item, há, de fato, legalidade na emissão desses documentos e na forma de captação das assinaturas necessárias. Isso se deu a partir da Lei 14.603/2020, que institui as assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos, em atos de pessoas jurídicas, ou seja, no âmbito das empresas, e até mesmo em questões de saúde pública, particularmente em receituários de medicamentos e atestados médicos.

Por sinal, a sanção no fim de dezembro da Lei 14.510/2022, que passou a autorizar a prática da telemedicina em todo o país, também endossa o uso da assinatura eletrônica nos documentos médicos provenientes do atendimento remoto. É crível considerar que sem a existência da lei de 2020, não haveria regulamentação suficientemente legal para a telemedicina.

Por isso, há um universo ainda a ser explorado que permite a adoção de processos internos nas esferas pública e privada validados pela assinatura eletrônica. Quem já vem fazendo uso de algum desses programas certamente já notou que a assinatura não necessariamente é a mesma que está registrada em cartório. Isso dá margem para questionamentos, levando enfim à reflexão sobre sua autenticidade.

É importante observar que o endosso nos documentos digitais não tem como premissa a autenticidade da assinatura, mas a sua relação fidedigna com o signatário. Ou seja, o que homologa um documento digital é a garantia de que a assinatura é comprovadamente do indivíduo identificado. Novamente recorremos à Lei 14.603 para atestar essa orientação. Em seu Art. 4º, estabelece que as assinaturas eletrônicas são classificadas em assinatura eletrônica simples, assinatura eletrônica avançada e assinatura eletrônica qualificada.

No primeiro caso, a assinatura eletrônica simples é aquela que “a) permite identificar o signatário”; e “b) que anexa ou associa dados a outros dados em formato eletrônico do signatário”. Esta categoria condiciona portanto a assinatura não à sua comprovação manual, autenticada em cartório, mas à relação que ela faz do usuário, por meio de conexões automáticas dos dados usados pelo programa.

Falar em segurança, propriamente dita, de fato ainda demanda pisar num terreno mais ardiloso, uma vez que este aspecto depende também do comportamento do usuário e de seus hábitos de autoproteção. Se o computador que ele utiliza é acessado por outras pessoas, por exemplo, há realmente algum risco de endossar documentos indesejados ou para os quais haja ponderações.

Por isso, nesse ponto acabamos entrando numa seara que passa por reflexões mais individualizadas. O importante é entender que há amparo legal nas novas formas de interação, e a assinatura eletrônica viabiliza ainda mais a expansão do teletrabalho. Estamos cada vez mais livres para operar de qualquer lugar do planeta.